Serviceavtale for borettslag og sameier — hva styret bør etterspørre

En rammeavtale for borettslag og sameier bør fastsette responstid i og utenfor arbeidstid, hvilke fellesanlegg som er dekket, hvordan arbeid i den enkelte leilighet bestilles og faktureres, og hvem som dokumenterer utført arbeid. Mangler det siste punktet, ender styret med å koordinere selv.

Et styre bytter ut hvert eller annethvert år, mens røranlegget står i femti. Det er derfor en rammeavtale er verdt å skrive skikkelig én gang: den overlever styrevervet ditt, og den avgjør hvor mye arbeid neste styre arver. Her er punktene vi mener bør stå der — uansett hvem dere velger.

1. Hvor går grensen mellom fellesanlegg og den enkelte leilighet?

Dette er punktet som skaper flest konflikter. Felles avløpsstamme, hovedvannledning, fellesbereder og utvendige stikkledninger er som regel boligselskapets ansvar; opplegget innenfor leilighetens vegger er som regel andelseierens. Men grensen står i vedtektene, og den er ikke lik overalt. Avtalen bør vise til vedtektene, ikke erstatte dem, og rørleggeren bør ha lest dem.

2. Hvem kan bestille, og hva koster det?

Kan en beboer ringe direkte, eller må alt gjennom styret? Begge deler fungerer, men det må være avklart, og det må være tydelig hva som faktureres boligselskapet og hva som faktureres beboeren. Uten den avklaringen får styret regninger det ikke har bestilt.

3. Responstid — be om et ærlig tall

Mange avtaler lover kort responstid uten å si hva som skjer utenfor arbeidstid. Vår formulering er den samme til styrer som til privatkunder: vi rykker ut mandag til fredag 07–16 og prioriterer akutte saker foran planlagt arbeid, og på kveld og helg kommer vi når vi har kapasitet. Vi har ikke fast døgnvakt. Trenger boligselskapet garantert døgnberedskap, sier vi det heller enn å love noe vi ikke kan holde, og vi hjelper gjerne til med å vurdere hvilke saker som faktisk krever utrykning.

4. Hva kontrolleres, og hvor ofte?

For et boligselskap er dette typisk fellesbereder og varmesentral, stoppekraner og hovedavstenging, pumpekummer og eventuelle avløpspumper, felles avløpsstammer, og utvendige kummer og stikkledninger. Be om en navngitt liste med intervall per punkt, ikke en generell formulering. Se også hva en rørleggerservice bør inneholde for boliger generelt.

5. Dokumentasjon som følger bygget

Krev skriftlig rapport etter hvert besøk, og at utført arbeid dokumenteres i Boligmappa på riktig adresse. Dette er det punktet neste styre vil takke dere for. Det er også det som gjør tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan mulig å lage uten å starte på nytt hver gang.

6. Varsling og adgang til leiligheter

Skal arbeid utføres i den enkelte leilighet, for eksempel utskifting av stammer eller kontroll av våtrom — må det stå hvem som varsler beboerne, hvor lang tid i forveien, og hvordan nøkler håndteres. Erfaringsmessig er det her prosjekter i boligselskaper glipper, ikke i rørjobben.

7. Prisstruktur og varighet

Fast årlig pris for kontrollene, avtalte timesatser for arbeid utover, tydelige satser utenom arbeidstid, og hva som gjelder for materiell. Sett en varighet med oppsigelse — en avtale ingen kan komme ut av, blir aldri forhandlet, og en avtale som må fornyes hvert år stjeler styretid.

Det ene tiltaket vi anbefaler alle boligselskaper

Skaff en oversikt over alderen på anlegget: når ble stammene lagt, hvor gamle er berederne, når ble stoppekranene sist operert. Det er en dags jobb, og den forvandler vedlikehold fra noe som skjer når det smeller, til noe dere kan budsjettere. Beredere er nesten alltid det første som kommer på listen.